Workshop Planning & Control

Workshop: Planning & Control

In een organisatie in de gezonheidszorg wordt systematisch een planning & control cyclus doorlopen. Dit houdt in dat periodiek (jaarlijks) een orientatie plaatsvindt op ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en keuzes worden gemaakt voor het strategisch en tactisch beleid. Op basis hiervan kan het beleidsplan worden opgesteld en een kaderstelling worden beschreven en gecomuniceerd. Vervolgens worden de jaarplannen opgesteld en een bijbehorende begroting. Na vaststelling van de begroting is het zaak dat binnen de organisatie systematisch de resultaten van het gevoerde beleid worden opgevolgd, doorgaans door middel van periodieke gesprekken, ondersteund door management informatie.

Veel organisaties hebben de ervaring dat dit zeer tijdsintensief is; het komt regelmatig voor dat de verschillende onderdelen binnen de cyclus niet tijdig worden ingevuld. Ook is de kennis en ervaring binnen de instelling zeer verschillend. Wellicht is deze workshop dan iets voor u!

Het doel van de “Workshop Planning & Control” is het gezamenlijk doorlopen van de hele Planning en Control Cyclus van de organisatie, waarbij alle documentatie tijdens de workshop of in aansluiting daarop wordt gegenereerd:

  • Strategisch beleidsplan organisatie (scope 2 – 3 jaar)
  • Kaderbrief / kaderstelling
  • Jaarplannen afdelingen/diensten
  • Begroting afdelingen en diensten en van de organisatie
  • Management informatie en rapportages voor monitoring

Daarnaast verkrijgt het management de nodige vaardigheden deze activiteiten te verrichten. U kunt het workshop concept jaarlijks toepassen binnen uw organisatie.

Inhoud van de workshop

Tijdens de workshop gebruiken wij uw eigen formats voor de beleidsplannen, managmentrapportages en kaderstelling.

De workshop vindt verspreid plaats over het jaar, aansluitend bij uw planning en control cyclus; richtlijn hiervoor (kan naar uw behoefte worden aangepast):

Dag 1 en 2 (januari/februari): Beleidsorientatie met Raad van Bestuur en tactisch management:

  • Externe analyse
  • Interne analyse (review competenties, meldingen, indicatoren e.d., financieel)
  • SWOT analyse
  • Strategische keuzes

Na dag 2 dagen kan het strategisch beleidsplan worden opgesteld en de kaderbrief; een concept hiervoor wordt door Hubers Consultancy opgesteld in het door u gewenste format, waarna het bestuurlijk kan worden vastgesteld.

Dag 3 en 4 (maart): Jaarplannen en concept begroting per afdeling/dienst:

Nu is het zaak dat de verantwoordelijken voor de afdelingen / diensten hun jaarplannen opstellen. Dit gebeurt door de tactisch en operationeel managers. Voor elke dienst (RVE / Cluster /Divisie / …) wordt een groep samengesteld met de eindverantoordelijk manager en de operationeel managers. Elk bedrijfsonderdeel / afdeling stelt een jaarplan op (met een scope van 1 of 2 jaar) en een bijbehorende concept begroting, in het eigen format. Na de 2 dagen kunnen deze verder worden afgerond.

Dag 5 (mei): Keuzes in beleid n.a.v. de jaarplannen:

De optelsom van de jaarplannen/begrotingen is doorgaans meer dan het budget toelaat. Om deze reden zal een beleidsdag plaatsvinden met de Raad van Bestuur en het tactisch management om te komen tot definitieve keuzes.

Dag 6 (juni): Definitieve jaarplannen en begroting:

Nu kunnen de tactisch en operationeel managers de plannen waar nodig bijstellen en de begroting aanpassen.

Dag 7 en 8 (september): definitieve begroting en interne budgettering:

Deze dagen worden met name door de financiele afdeling bijgewoond. Het is zaak om de definitieve begroting vast te stellen en deze te vertalen naar de interne budgettering. Elke kostenplaats zal een budget krijgen toebedeeld en in de software waarmee u budgetbewaking / exploitatiebewaking doet zal dit moeten worden ingebracht.

Dag 9 en 10 (oktober/november): management informatie en management rapportages:

Tenslotte moet managementinformatie worden ingericht, op basis waarvan het verantwoordelijk management kan monitoren en sturen en op basis waarvan de verantwoordingsgesprekken kunnen worden gevoerd. Deze dagen worden met name ingevuld door de informatievoorziening en het tactisch management.

Afhankelijk van uw wensen kunnen optioneel nog zaken worden toegevoegd, zoals:

  • Training sturing op resultaten (bij voorkeur met eigen materiaal)en verantwoordingsgesprekken
  • Opstellen van het jaarverslag na doorlopen van de volledige cyclus (bijvoorbeeld in 1e kwartaal daaropvolgende jaar)
  • Eventueel gebruik van managementcontracten op basis va de kaderstelling en de jaarplannen

Contact:

Voor meer informatie of het aanvragen van een offerte voor deze workshop op locatie kunt u contact met ons opnemen via info@hubersconsultancy.com of u kunt ons contactformulier invullen.